はがきとメールとフォーム（事前受付集計のしかけの準備と運用について）

2014/ 7/19（土）出欠受付 事前打合せ＠新宿

出欠連絡の連絡方法として、2014年は三種類の方法を選択できるようにしました。それらの準備とTIPSについてメモしておきます。

■出欠連絡方法

1.はがき（郵送）

2.メール

3.出欠連絡フォーム

◎コマーシャル

2014年11月8日（土）同窓会 関東支部総会＠大手町の出欠連絡（のご入力）はもうお済みでしょうか？まだご連絡頂けていないかた→こちらからどうぞ（締切：〜2014年9月30日）

◎関連フォト

こちらをチェック！（準備中）

※2014年7月19日（土）に実施された出欠受付 事前打合せ＠新宿

■はがき（郵送）の準備

1.版下の準備

前年度のはがきデザインの過不足項目をチェック＆検討のうえデザインを調整。印刷の版下データの準備をする。（前年度フォーマットがMicrosoft Wordで作成されていたのでそれを踏襲。改訂が必要な箇所を調整した）

・フォント…メイリオへ変更

・項目…追加

・業種コード…追加

・QRコード…追加

【項目に関して】
項目は、会当日の名札や配布資料、会の企画やコンセプトととも連動する為、事前に打合せやブレストを何回か実施した。前年2013年の反省、改善点、成功事例吸収の為に事務局、学生さんの意見のヒアリングをした。

2.入稿

上記データを事務局へ提出

※受付実施期間中は

週次でレポートをまとめる

→こちらを参照

■メールの準備

1.Gmail（Google）の受付用メールアドレスを新規取得

→こちらから

2.Gmailへオプション設定を追加

Gmailへログインして必要に応じて設定を追加する

・関係者へ転送→こちらから

・分類用ラベル自動付加→こちらから

・自動振分フィルタ設定→こちらから

・送信取消（キャンセル）機能設定→こちらから

など

※受付用の送信先アドレスの他に照会や質問への返信元アドレスともなります。

■出欠連絡フォームの準備

1.Google フォームで出欠連絡フォームを作成

上記メールの準備用に取得したGmail IDでログインした状態で対応する

→こちらから

2.受付完了返信メール等の機能を追加

参考スクリプトを検索して試しながら機能を付加する

→こちらから

※今回、専門知識がなくても簡単にフォームが作成できるGoogle フォームを選択しました。簡単といえども、アクセス権の扱いやスクリプトに関してはそれなりの研究が必要です。

3.インターネットにおける告知動線の決定

動線は『関東同窓会ホームページ→出欠連絡フォーム』とする

・QRコード作成（関東同窓会ホームページ）

→こちらから

・印刷物への掲載調整

→はがきやフライヤーへQRコード印刷されるように調整

■その他メモ

本来、出欠連絡フォームのように毎年共通して利用し続けることが想定されるバックエンドの仕掛けは、事務局側でノウハウを集約して準備されていることが理想です。しかしながら、それらが期待できなかった為に独力で調整を進めました。

事前の準備に時間が掛りますが、このフォームさえ完成できれば、出欠の取り纏めは飛躍的に合理性を高めることが出来ます。結果ラクになるのです。それと同時に送信者、受信者共に連絡の高速化、省力化、省コスト化を図れることとなります。それら合理化によって生まれる時間はその他の準備や質を高める為に使うことが出来ます。

特に（自動返信メール機能付き）出欠フォームの準備は個人レベルでは何回か挫折しそうにもなりましたが、チームメンバーの助け合い体制に基づく共同作業により不完全な点を補完することが出来ました。これにより出欠フォームを完成することが出来ました。（一旦は難易度が高く使用を断念しようとしていた出欠フォームでしたが、実施にこぎつけることが出来ました。）

他にも個人情報の扱いには充分な留意と理解が必要です。（情報が登録されるスプレッドシート等）

■利用者比率

（全体）

はがき　…57％

フォーム…39％

メール　… 4％

（内出席者）

はがき　…23％

フォーム…76％

メール　…  1％

※出席者の76％がフォーム回答

（内欠席者）

はがき　…69％

フォーム…27％

メール　…  4％

※欠席者の69％がはがき回答

※2014年9月24日〆ベース

■本番（出欠受付開始）前のランスルーテスト（ゲネプロ）

本番（出欠受付開始）前のランスルーテスト（ゲネプロ）は必須です。特にスクリプトの動作やメールやフォーム文言の違和感をできる限り洗い出して調整を繰り返します。最終的には会の当日の名札や配布パンフレットへの印刷項目もイメージしながら進めます。複数メンバーでインターネットを介して共同作業を実施する為にランスルーテスト（ゲネプロ）を通じて事前に呼吸を整えることも目的となります。

・メールの返信や応答の定型文やルール

・担当当番表の作成

・情報エスカレーションフローの策定

・集計用表統一フォーマットの準備

・週次、集計ルール手順の準備

■実施記録

2014年2月中旬…全体プラン＆コンセプト等打合せ①
2014年3月中旬…全体プラン＆コンセプト等打合せ②
2014年4月上旬…全体プラン＆コンセプト等打合せ③
2014年4月中旬…受付用Gmailアドレス作成、テスト

2014年5月上旬…出欠受付フォーム作成

2014年5月中旬…出欠受付フォーム改良（返信メール対応）

2014年5月下旬…出欠受付フォームテスト

2014年6月下旬…はがきデザイン作成（高38生）

2014年7月上旬…はがきデザイン入稿（高38生→事務局）

2014年7月下旬…出欠受付開始前会議

2014年8月上旬…出欠受付ランスルーテスト（ゲネプロ実施）

2014年8月中旬…出欠受付微調整（ランスルーテスト結果反映）

2014年8月下旬…出欠受付プレ開始（同窓会総会＠磐田にてフライヤー配布と同時に）

2014年9月上旬…関東同窓会 会報＆はがき（出欠案内等封急）発送（事務局→同窓生）

2014年9月上旬…出欠受付開始（上記と同時に）

2014年9月下旬…出欠受付締切

※9月は週次で出欠集計を実施

■今後の予定

2014年10月　…出欠リスト集計、まとめ、名札印刷の予定

2014年11月　…総会・懇親会 実施

■担当スタッフ紹介

メールと出欠連絡フォームからの申込み状況ははがきと同タイミング（週次）で集計。それぞれの担当は以下のとおり、みなさんありがとうございます。まもなく締切です。

・はがき受付（および受付取り纏め）…佐藤（由）さん

・メール受付…増田さん、竹島さん

・フォーム受付…望月さん

（コーディネート…鈴木（友）さん、後藤）

以上